JTL-Wawi-Schulung für bestehende Teams: Prozesse vereinheitlichen und Fehler reduzieren

Warum erfahrene Mitarbeiter trotzdem Schulungsbedarf haben

Erfahrung mit JTL-Wawi bedeutet nicht automatisch, dass alle Funktionen optimal genutzt werden oder die Abläufe im gesamten Unternehmen zusammenpassen.

Viele Teams haben sich ihre Arbeitsweise über Jahre selbst aufgebaut. Neue Mitarbeiter übernehmen vorhandene Gewohnheiten, Sonderfälle werden durch individuelle Umwege gelöst und bestimmte Funktionen bleiben ungenutzt, weil sie beim ursprünglichen Systemstart nicht eingerichtet oder erklärt wurden.

Typische Folgen sind:

• mehrere Mitarbeiter bearbeiten denselben Vorgang unterschiedlich
• Aufgaben hängen von einzelnen Schlüsselpersonen ab
• Fehler werden erst in nachgelagerten Abteilungen erkannt
• manuelle Zwischenschritte ersetzen vorhandene Funktionen
• Benutzerrechte passen nicht mehr zu den Zuständigkeiten
• Workflows und Automatisierungen werden nicht konsequent genutzt
• Vertretungen können wichtige Prozesse nicht sicher übernehmen
• Dokumentationen entsprechen nicht mehr der aktuellen Systemumgebung

Eine passende JTL-Schulung für bestehende Teams setzt deshalb an den realen Arbeitsabläufen und nicht an einer allgemeinen Softwareübersicht an.

Der Unterschied zwischen Einsteiger- und Teamschulung

Einsteiger benötigen Orientierung und sichere Standardabläufe. Bestehende Teams benötigen dagegen Analyse, Abstimmung und gezielte Vertiefung.

Für neue Mitarbeiter eignet sich ergänzend der Beitrag JTL-Wawi-Schulung für Einsteiger. Welche Schulungsinhalte zu welcher Rolle passen, erklärt der Ratgeber Welche JTL-Schulung braucht Ihr Unternehmen?.

Vor der Schulung müssen die tatsächlichen Abläufe verstanden werden

Eine sinnvolle Teamschulung beginnt mit einer Bestandsaufnahme. Ohne Kenntnis der vorhandenen Prozesse lässt sich kaum unterscheiden, ob ein Problem durch fehlendes Wissen, ungeeignete Einstellungen oder einen grundsätzlich schlechten Ablauf entsteht.

Dabei sollten unter anderem folgende Fragen beantwortet werden:

• Welche Aufgaben werden täglich, wöchentlich und nur selten ausgeführt?
• Welche Abteilungen arbeiten nacheinander am selben Vorgang?
• Wo entstehen Rückfragen oder Wartezeiten?
• Welche Aufgaben werden außerhalb der JTL-Wawi dokumentiert?
• Welche Excel-Listen oder manuellen Notizen werden zusätzlich geführt?
• Welche Fehler treten regelmäßig auf?
• Welche Mitarbeiter besitzen Spezialwissen?
• Wo fehlen Vertretungen?
• Welche Workflows und Automatisierungen sind bereits vorhanden?
• Welche Funktionen werden bewusst oder unbewusst nicht genutzt?

Erst danach kann festgelegt werden, welche Schulungsinhalte wirklich benötigt werden.

Unterschiedliche Arbeitsweisen innerhalb eines Teams erkennen

Häufig bearbeiten mehrere Mitarbeiter dieselbe Aufgabe auf unterschiedliche Weise, ohne dass diese Unterschiede dokumentiert oder bewusst entschieden wurden.

Beispiele sind:

• Aufträge werden nach unterschiedlichen Kriterien freigegeben.
• Artikel werden mit verschiedenen Benennungslogiken angelegt.
• Kundenhinweise werden an unterschiedlichen Stellen gespeichert.
• Retouren werden abhängig vom Mitarbeiter anders bearbeitet.
• Versandfehler werden unterschiedlich dokumentiert.
• Marktplatzprobleme werden direkt auf der Plattform oder in JTL korrigiert.
• Bestände werden ohne einheitliche Prüfschritte angepasst.
• Importdateien werden mit persönlichen Vorlagen verarbeitet.

Solange nur Standardfälle auftreten, bleiben diese Unterschiede möglicherweise unbemerkt. Bei Vertretung, Wachstum oder Fehlern entstehen jedoch schnell widersprüchliche Daten und unklare Verantwortlichkeiten.

Standardprozesse gemeinsam definieren

Ein Standardprozess beschreibt nicht nur die normale Klickfolge. Er legt auch Voraussetzungen, Zuständigkeiten und das Verhalten bei Abweichungen fest.

Ein vollständiger Prozess sollte beantworten:

• Was löst den Vorgang aus?
• Welche Daten müssen vorhanden sein?
• Wer ist für den ersten Schritt verantwortlich?
• Welche Prüfungen sind erforderlich?
• Welche Statusänderungen werden verwendet?
• Wann wird der Vorgang an eine andere Abteilung übergeben?
• Welche Ausnahmen können auftreten?
• Wer entscheidet bei einem Sonderfall?
• Wie wird die Bearbeitung dokumentiert?
• Woran erkennt man, dass der Vorgang abgeschlossen ist?

Eine E-Commerce-Prozessoptimierung kann sinnvoll sein, wenn bestehende Abläufe vor der Schulung grundsätzlich überarbeitet werden müssen.

Auftragsbearbeitung als gemeinsamer Kernprozess

Die Auftragsbearbeitung verbindet Kundenservice, Lager, Versand, Zahlungsabwicklung und teilweise die Buchhaltung. Unterschiede wirken sich deshalb besonders stark aus.

In einer Teamschulung sollten unter anderem folgende Punkte geklärt werden:

• Wann gilt ein Auftrag als vollständig und freigabefähig?
• Wie werden Zahlungsstatus geprüft?
• Wie wird mit Rückständen und Teillieferungen umgegangen?
• Welche Adressänderungen dürfen vorgenommen werden?
• Wie werden Kundennachrichten dokumentiert?
• Was geschieht bei Marktplatzaufträgen?
• Wann darf storniert oder korrigiert werden?
• Welche Dokumente werden zu welchem Zeitpunkt erstellt?
• Wie werden Sonderfälle an Versand oder Buchhaltung übergeben?

Ziel ist ein Ablauf, den alle beteiligten Mitarbeiter gleich verstehen und nachvollziehen können.

Stammdatenpflege im Team vereinheitlichen

Unterschiedliche Regeln bei Artikeln, Kategorien, Merkmalen und Bildern erzeugen langfristig große Datenprobleme.

Eine Schulung für Artikelpflege sollte deshalb verbindlich festlegen:

• wie Artikelnummern aufgebaut werden
• wie Artikelnamen formuliert werden
• welche Herstellerbezeichnungen verwendet werden
• welche Merkmale für welche Produktarten erforderlich sind
• wie Maße und Einheiten gepflegt werden
• wie Variantenwerte benannt werden
• welche Kategorien verwendet werden dürfen
• wie Bilder zugeordnet werden
• welche Daten für Shop und Marktplätze benötigt werden
• wer neue Merkmale oder Kategorien anlegen darf

Der Beitrag Produktdaten aus JTL-Wawi als SEO-Faktor zeigt, wie sich uneinheitliche Stammdaten auf Shop, Filter und Sichtbarkeit auswirken.

JTL-Ameise nur mit festen Regeln verwenden

Die JTL-Ameise kann große Datenmengen effizient bearbeiten. In einem bestehenden Team darf sie jedoch nicht mit persönlichen Einzelvorlagen und unklaren Importregeln verwendet werden.

Eine Teamschulung sollte klären:

• wer Importe durchführen darf
• welche Vorlagen verbindlich sind
• welche Felder zur Identifikation dienen
• wie leere Werte behandelt werden
• wann Daten aktualisiert oder neu angelegt werden
• welche Sicherungen vorher notwendig sind
• wie Testimporte durchgeführt werden
• wie Protokolle und Ergebnisse kontrolliert werden
• wie fehlerhafte Importe zurückverfolgt werden

Der bestehende Beitrag JTL-Ameise-Schulung behandelt die sichere Nutzung von Importen und Exporten ausführlich.

Workflows und Automatisierungen verständlich machen

Automatisierungen helfen nur dann dauerhaft, wenn die beteiligten Mitarbeiter ihre Auslöser, Bedingungen und Auswirkungen verstehen.

In der Praxis entstehen Probleme häufig dadurch, dass Workflows zwar eingerichtet wurden, aber im Team kaum bekannt sind. Mitarbeiter umgehen sie, ändern Daten an ungeeigneten Stellen oder erkennen nicht, warum ein Vorgang automatisch weiterverarbeitet wurde.

Eine Schulung sollte deshalb erklären:

• welche Workflows aktiv sind
• durch welche Ereignisse sie ausgelöst werden
• welche Bedingungen erfüllt sein müssen
• welche Änderungen automatisch erfolgen
• wie Fehler oder Abbrüche erkannt werden
• welche manuellen Eingriffe erlaubt sind
• wer Workflows ändern darf
• wie Anpassungen dokumentiert werden

Wenn wiederkehrende Aufgaben zusätzlich mit Skripten oder individuellen Werkzeugen automatisiert werden sollen, bietet die Seite Python-, BAT- und JTL-Automatisierung weitere Informationen.

Benutzerrechte an Rollen und Schulungsstand anpassen

In gewachsenen JTL-Umgebungen besitzen Mitarbeiter häufig mehr Rechte als für ihre aktuellen Aufgaben erforderlich sind.

Das kann entstehen, wenn Rollen gewechselt, neue Aufgaben übernommen oder Berechtigungen kurzfristig erweitert wurden. Werden Rechte später nicht erneut geprüft, wächst das Risiko unbeabsichtigter Änderungen.

In Verbindung mit der Schulung sollte kontrolliert werden:

• Welche Aufgaben führt der Mitarbeiter tatsächlich aus?
• Welche Daten darf er nur sehen?
• Welche Änderungen darf er selbst vornehmen?
• Welche Funktionen benötigen eine Freigabe?
• Welche administrativen Bereiche sind nicht erforderlich?
• Welche Rechte braucht eine Vertretung?
• Wer kontrolliert kritische Änderungen?

Zu stark eingeschränkte Rechte können Prozesse unnötig verlangsamen. Zu umfangreiche Rechte erhöhen dagegen das Risiko. Die Berechtigungsstruktur muss deshalb zu Aufgaben, Verantwortung und Wissensstand passen.

Vertretungsfähigkeit gezielt aufbauen

Kritische Aufgaben dürfen nicht ausschließlich von einer einzelnen Person beherrscht werden.

Besonders häufig entstehen Abhängigkeiten bei:

• JTL-Ameise-Importen
• Marktplatzfehlern
• Bestandskorrekturen
• Workflows und Vorlagen
• Shopadministration
• Wareneingängen und Einkauf
• Versandfreigaben
• Datenexporten
• Backups und Systemkontrollen

Eine Vertretung muss nicht jede Spezialaufgabe vollständig übernehmen können. Sie sollte jedoch den Betrieb stabil halten, Fehler erkennen, notwendige Informationen sammeln und bei Bedarf Unterstützung einbinden.

Ein begleitender JTL-Remote-Support für Mitarbeiter kann helfen, Vertretungen im realen Arbeitsalltag abzusichern.

Sonderfälle stärker trainieren als bekannte Standardabläufe

Erfahrene Mitarbeiter beherrschen normale Vorgänge meist bereits. Unsicherheit entsteht vor allem bei seltenen oder abweichenden Fällen.

Typische Schulungsfälle sind:

• ein Auftrag mit fehlerhafter Adresse
• eine Bestellung mit fehlendem Bestand
• eine Teillieferung mit Nachsendung
• eine Rückerstattung nach bereits erstellter Rechnung
• ein Marktplatzauftrag mit widersprüchlichen Daten
• eine fehlgeschlagene Versandmeldung
• ein Import mit unerwarteten Feldwerten
• eine Bestandsabweichung zwischen Wawi und Lager
• eine manuelle Änderung auf einem Marktplatz
• ein nicht ausgeführter Workflow

Die Schulung sollte nicht nur die technische Lösung zeigen. Ebenso wichtig ist, wer informiert werden muss und wie der Vorgang dokumentiert wird.

Abteilungsgrenzen als häufige Fehlerquelle

Viele Fehler entstehen nicht innerhalb einer einzelnen Abteilung, sondern bei der Übergabe zwischen Teams.

Beispiele sind:

• Der Kundenservice ändert einen Auftrag, ohne den Versand zu informieren.
• Die Artikelpflege ergänzt ein Merkmal, das auf Marktplätzen anders benötigt wird.
• Der Einkauf korrigiert Bestände, ohne bestehende Reservierungen zu berücksichtigen.
• Die Buchhaltung storniert ein Dokument, während der Auftrag weiterbearbeitet wird.
• Der Versand meldet einen Fehler nicht an die Systemverantwortlichen.
• Eine Shopänderung wird veröffentlicht, ohne sie im Team zu testen.

Eine Teamschulung sollte deshalb nicht nur Rollen einzeln betrachten. Gemeinsame Übergaben und Informationspflichten müssen ebenfalls trainiert werden.

Fehlerprotokolle gemeinsam auswerten

Wiederkehrende Fehler bieten eine gute Grundlage für praxisnahe Schulungsinhalte.

Statt ausschließlich allgemeine Funktionen zu erklären, können reale Fälle aus dem Unternehmen ausgewertet werden:

• Warum ist ein Auftrag nicht weitergelaufen?
• Warum wurde ein Bestand falsch übertragen?
• Warum konnte ein Artikel nicht auf einen Marktplatz übertragen werden?
• Warum wurde ein Dokument doppelt erstellt?
• Warum hat ein Workflow nicht ausgelöst?
• Warum ist ein Import unvollständig geblieben?
• Warum wurde eine Bestellung falsch priorisiert?

Dadurch lernen Mitarbeiter nicht nur eine konkrete Lösung, sondern auch eine systematische Vorgehensweise bei zukünftigen Problemen.

Dokumentation nach der Schulung aktualisieren

Eine Schulung verliert an Wirkung, wenn die besprochenen Standards nicht schriftlich festgehalten werden.

Sinnvolle Dokumentationen sind:

• kurze Anleitungen für Standardprozesse
• Checklisten für seltene Sonderfälle
• Zuständigkeiten und Vertretungen
• Eskalationswege
• verbindliche Importvorlagen
• Regeln für Artikel- und Stammdaten
• Übersichten aktiver Workflows
• Hinweise zu kritischen Benutzerrechten
• Kontrollaufgaben und Prüffristen

Die Dokumentation sollte so kurz wie möglich und so vollständig wie nötig sein. Lange Handbücher werden im Alltag häufig nicht verwendet.

Schulung in mehreren fokussierten Einheiten durchführen

Bei bestehenden Teams sind mehrere kürzere Einheiten häufig sinnvoller als ein einzelner umfangreicher Schulungstag.

Schulung und technische Anpassung voneinander unterscheiden

Nicht jedes Problem lässt sich durch bessere Bedienung lösen.

Während der Schulung kann sich zeigen, dass:

• ein Workflow fehlt oder falsch eingerichtet ist
• eine Vorlage angepasst werden muss
• Benutzerrechte ungeeignet sind
• Produktdaten strukturell bereinigt werden müssen
• eine Schnittstelle fehlerhaft arbeitet
• ein Prozess zu viele manuelle Schritte enthält
• eine individuelle Automatisierung sinnvoll wäre

In diesen Fällen sollte die technische Ursache behoben werden. Mitarbeiter dauerhaft auf einen unnötigen Umweg zu schulen, ist keine nachhaltige Lösung.

Typische Fehler bei Teamschulungen

Eine Schulung für erfahrene Anwender kann ihr Ziel verfehlen, wenn sie wie ein allgemeiner Einführungskurs aufgebaut wird.

Woran der Erfolg einer Teamschulung gemessen werden kann

Der Erfolg zeigt sich nicht allein daran, ob die Teilnehmer die Schulung positiv bewerten.

Sinnvolle Kriterien sind:

• weniger wiederkehrende Bedienfehler
• einheitliche Bearbeitung vergleichbarer Vorgänge
• weniger Rückfragen zwischen Abteilungen
• schnellere Einarbeitung von Vertretungen
• weniger manuelle Nebenlisten
• klarere Zuständigkeiten
• bessere Datenqualität
• zuverlässigere Nutzung von Workflows
• vollständigere Dokumentation
• weniger Abhängigkeit von einzelnen Personen

Diese Ergebnisse sollten nach einer Praxisphase gemeinsam überprüft werden.

Wann eine JTL-Wawi-Schulung für bestehende Teams sinnvoll ist

Eine prozessorientierte Schulung ist besonders hilfreich, wenn sich die JTL-Umgebung oder das Unternehmen deutlich weiterentwickelt haben.

• Mehrere Mitarbeiter bearbeiten dieselben Aufgaben unterschiedlich.
• Neue Abteilungen oder Standorte sind hinzugekommen.
• Wiederkehrende Fehler verursachen zusätzlichen Aufwand.
• Marktplätze, Lager oder Versandprozesse wurden erweitert.
• Neue Workflows und Automatisierungen wurden eingerichtet.
• Benutzerrechte sind über Jahre gewachsen.
• Vertretungen fehlen oder sind unsicher.
• Stammdaten werden uneinheitlich gepflegt.
• Ein Systemverantwortlicher hat das Unternehmen verlassen.
• Prozesse sollen vor weiterem Wachstum vereinheitlicht werden.

Die laufende Unterstützung nach der Schulung kann über JTL-Support und Betreuung erfolgen.

Wie Faymax Consulting bestehende JTL-Teams schult

Faymax Consulting richtet die Schulung an der vorhandenen JTL-Umgebung, den tatsächlichen Arbeitsabläufen und den konkreten Fehlerquellen des Unternehmens aus.

• Aufnahme bestehender Prozesse und Zuständigkeiten
• Analyse unterschiedlicher Arbeitsweisen
• Identifikation wiederkehrender Fehler
• Definition verbindlicher Zielprozesse
• rollenbezogene Schulung einzelner Teams
• Training realistischer Standard- und Sonderfälle
• Prüfung von Benutzerrechten und Vertretungen
• Unterstützung bei interner Dokumentation
• Erkennung notwendiger technischer Anpassungen
• begleitender Support während der Umsetzung

Dadurch wird nicht nur vorhandenes Wissen aufgefrischt. Die Schulung unterstützt das Unternehmen dabei, JTL-Wawi einheitlicher, sicherer und effizienter zu nutzen.

Häufige Fragen zur JTL-Wawi-Schulung für Teams