JTL-Automatisierung: Welche Aufgaben sich wirklich automatisieren lassen

Was unter JTL-Automatisierung verstanden wird

Automatisierung beschränkt sich nicht auf JTL-Workflows. Je nach Aufgabe kommen unterschiedliche technische Ansätze infrage.

Typische Möglichkeiten sind:

• JTL-Workflows
• zeitgesteuerte Exporte
• vorbereitete JTL-Ameise-Importe
• PowerShell- und BAT-Skripte
• Python-Anwendungen
• SQL-Auswertungen
• individuelle Windows-Programme
• JTL-Wawi-Plugins
• JTL-Shop-Plugins
• externe Schnittstellen und APIs

Die passende Technik hängt davon ab, wo der Prozess beginnt, welche Daten verwendet werden und ob lediglich Informationen ausgegeben oder produktive Daten verändert werden sollen.

Die Seite Python-, BAT- und JTL-Automatisierung zeigt verschiedene Möglichkeiten für wiederkehrende Aufgaben innerhalb und außerhalb von JTL.

Welche Prozesse sich besonders gut automatisieren lassen

Gute Kandidaten sind Aufgaben, die regelmäßig nach nachvollziehbaren Regeln ausgeführt werden.

Besonders geeignet sind Prozesse mit folgenden Eigenschaften:

• Der Ablauf wiederholt sich häufig.
• Die Eingabedaten besitzen eine klare Struktur.
• Die Entscheidung folgt festen Regeln.
• Das Ergebnis lässt sich eindeutig kontrollieren.
• Ausnahmen sind bekannt und können abgefangen werden.
• Der manuelle Aufwand ist messbar.
• Fehler verursachen zusätzlichen Aufwand oder wirtschaftlichen Schaden.

Je häufiger eine Aufgabe ausgeführt wird und je eindeutiger ihre Regeln sind, desto größer ist normalerweise das Automatisierungspotenzial.

Welche Prozesse zunächst nicht automatisiert werden sollten

Nicht jeder manuelle Ablauf ist automatisch ein geeigneter Kandidat.

Eine Automatisierung sollte zurückgestellt werden, wenn:

• der Prozess von Mitarbeiter zu Mitarbeiter unterschiedlich ausgeführt wird
• Entscheidungen regelmäßig nach Bauchgefühl getroffen werden
• die Datenquellen unzuverlässig sind
• Ausnahmen nicht dokumentiert wurden
• sich die Anforderungen ständig verändern
• der Vorgang nur sehr selten auftritt
• eine menschliche fachliche Prüfung zwingend notwendig bleibt

In diesen Fällen sollte zuerst der Ablauf vereinheitlicht werden. Eine E-Commerce-Prozessoptimierung kann die notwendige Grundlage schaffen.

JTL-Workflows für interne Abläufe nutzen

JTL-Workflows eignen sich besonders für ereignisbasierte Aufgaben innerhalb der Warenwirtschaft.

Ein Workflow kann beispielsweise ausgelöst werden, wenn:

• ein Auftrag angelegt wird
• sich ein Auftragsstatus verändert
• eine Zahlung eingeht
• ein Artikel geändert wird
• ein bestimmter Bestand erreicht wird
• eine Versandart oder Kundengruppe zutrifft
• ein festgelegter Zeitpunkt erreicht ist

Mögliche Aktionen sind:

• Felder oder Attribute setzen
• E-Mails versenden
• Aufträge kennzeichnen
• Ausgaben erzeugen
• weitere Workflows anstoßen
• externe Programme aufrufen
• Informationen an Mitarbeiter übermitteln

Workflows eignen sich besonders, wenn die notwendigen Daten bereits in JTL-Wawi vorhanden sind und der Prozess unmittelbar auf ein Ereignis reagieren soll.

Typische Automatisierungen in der Auftragsbearbeitung

Aufträge durchlaufen häufig wiederkehrende Prüfungen und Statusänderungen.

Automatisierbar sind beispielsweise:

• Kennzeichnung bestimmter Auftragsarten
• Zuordnung interner Bearbeiter
• Erkennung besonderer Versandbedingungen
• Hinweise bei unvollständigen Daten
• Freigabe definierter Standardaufträge
• Versand interner Benachrichtigungen
• Weitergabe an nachgelagerte Prozesse
• Erkennung von Aufträgen mit besonderem Prüfbedarf

Entscheidungen über Stornierungen, ungewöhnliche Kundenangaben oder wirtschaftliche Sonderfälle sollten dagegen häufig weiterhin von einem Mitarbeiter geprüft werden.

Zahlungsprozesse mit JTL automatisieren

Zahlungseingänge und offene Forderungen eignen sich häufig für klar definierte Regeln.

Automatisierungen können beispielsweise:

• bezahlte Aufträge zur weiteren Bearbeitung freigeben
• offene Vorkassebestellungen kennzeichnen
• Zahlungserinnerungen vorbereiten
• interne Hinweise bei Abweichungen erzeugen
• bestimmte Zahlungsarten gesondert behandeln
• überfällige Vorgänge für eine Prüfung sammeln

Dabei muss berücksichtigt werden, ob Zahlungsinformationen vollständig und zuverlässig in JTL-Wawi ankommen. Ein Workflow kann nur auf Daten reagieren, die tatsächlich vorliegen.

Versandprozesse automatisieren

Versandprozesse enthalten viele wiederkehrende Zuordnungen und Kontrollen.

Mögliche Automatisierungen sind:

• Zuordnung einer Versandart nach Gewicht oder Lieferland
• Auswahl besonderer Versandservices
• Kennzeichnung von Sperrgut oder Gefahrgut
• Hinweise bei fehlenden Adressangaben
• Erkennung von Packstationen
• Weiterleitung an bestimmte Lager- oder Packprozesse
• Benachrichtigung bei fehlgeschlagenen Versandmeldungen

Besonders bei Versandarten müssen Ausnahmen vollständig berücksichtigt werden. Warenwert, Gewicht, Abmessungen, Lieferland, Artikeltyp und Kundengruppe können gleichzeitig relevant sein.

Automatisierung von Bestandskontrollen

Bestände gehören zu den geschäftskritischsten Daten einer JTL-Umgebung.

Automatisierungen können helfen bei:

• Meldungen bei Unterschreitung von Mindestbeständen
• Erkennung negativer Bestände
• Kontrolle ungewöhnlicher Bestandsänderungen
• Vergleich von Lager- und Plattformbeständen
• Erstellung von Beschaffungslisten
• Überwachung bestimmter Engpassartikel
• Erkennung nicht plausibler Warenbewegungen

Direkte automatische Bestandsänderungen müssen besonders vorsichtig umgesetzt werden. Reservierungen, offene Aufträge, mehrere Lager und Marktplatzübertragungen können die scheinbar einfache Bestandslogik erheblich beeinflussen.

Marktplatzpreise automatisiert kalkulieren

Unterschiedliche Plattformen verursachen unterschiedliche Gebühren und Versandkosten.

Eine automatisierte Preiskalkulation kann berücksichtigen:

• Einkaufspreis
• gewünschte Marge
• Marktplatzprovision
• Versandkosten
• Zahlungsgebühren
• Mindestverkaufspreis
• Preisschwellen und Rundungen
• produktabhängige Aufschläge

Je nach Umgebung kann die Berechnung über Dateien, Skripte, SQL-Auswertungen oder eine individuelle Anwendung erfolgen. Die Seite JTL-Preiskalkulation und Automatisierung beschreibt mögliche Ansätze.

Preisautomatisierung benötigt Schutzgrenzen

Ein Rechenfehler kann bei tausenden Artikeln in kurzer Zeit erhebliche Auswirkungen verursachen.

Sinnvolle Schutzmechanismen sind:

• Mindest- und Höchstpreise
• Warnung bei ungewöhnlich großen Änderungen
• Testlauf ohne direkte Übernahme
• Freigabe vor dem produktiven Import
• Protokoll aller Preisänderungen
• Sicherung der bisherigen Preise
• Stichproben nach Produktgruppen

Besonders bei automatischen Importen sollte eine Datei zunächst erzeugt und kontrolliert werden, bevor die Werte in produktive Verkaufskanäle gelangen.

Lieferantendateien automatisch aufbereiten

Lieferanten stellen Produktdaten häufig in eigenen Formaten bereit, die nicht unmittelbar für JTL-Wawi geeignet sind.

Eine Automatisierung kann:

• Spalten umbenennen und sortieren
• Einheiten umrechnen
• Werte aufteilen
• Attribute strukturieren
• Bildpfade erzeugen
• Kategoriepfade ergänzen
• Preise kalkulieren
• Zeichensätze korrigieren
• Pflichtfelder prüfen
• eine JTL-Ameise-Datei erzeugen

Der ursprüngliche Lieferantenexport bleibt dabei erhalten. Das automatisierte Werkzeug erzeugt daraus eine kontrollierte Importdatei für den vorgesehenen JTL-Prozess.

JTL-Ameise und Automatisierung kombinieren

Die JTL-Ameise übernimmt den eigentlichen Import oder Export. Externe Werkzeuge können die notwendigen Dateien vorbereiten und kontrollieren.

Ein möglicher Ablauf ist:

1. Eine Quelldatei wird automatisiert eingelesen.
2. Spalten und Werte werden nach festgelegten Regeln verarbeitet.
3. Fehlerhafte oder unvollständige Datensätze werden markiert.
4. Eine fertige Importdatei wird erzeugt.
5. Die Datei wird kontrolliert und über die JTL-Ameise importiert.
6. Das Importprotokoll und Stichproben werden geprüft.

Der Beitrag JTL-Ameise Import- und Exportfehler vermeiden erläutert die wichtigsten Sicherheitsprüfungen.

Automatische Berichte und Auswertungen

Viele Unternehmen erstellen regelmäßig dieselben Übersichten für Geschäftsführung, Einkauf oder Vertrieb.

Automatisierbare Berichte sind beispielsweise:

• Umsatz nach Zeitraum
• Umsatz nach Plattform
• Deckungsbeiträge
• Bestandsreichweiten
• Langsamdreher
• Topartikel
• offene Aufträge
• Retourenquoten
• Forecasts
• Vergleich zum Vorjahr

Ein individuelles Tool kann Daten aus der JTL-Datenbank auslesen und als CSV, Excel-Datei oder PDF bereitstellen. Dadurch entfällt die wiederholte manuelle Zusammenstellung.

Lesende Auswertungen sind ein guter Einstieg

Automatisierungen, die ausschließlich Daten lesen, besitzen in der Regel ein geringeres Risiko als Prozesse, die produktive Daten verändern.

Deshalb eignen sich Berichte und Kontrolllisten häufig als erste Automatisierungsprojekte. Das Unternehmen kann den Nutzen prüfen, ohne direkt Preise, Bestände oder Aufträge automatisiert zu verändern.

Fehler automatisch erkennen und melden

Viele Probleme werden erst bemerkt, wenn ein Mitarbeiter oder Kunde unmittelbar betroffen ist.

Automatische Prüfungen können unter anderem erkennen:

• fehlgeschlagene Importe
• nicht eingegangene Marktplatzaufträge
• fehlende Versandmeldungen
• ungewöhnliche Bestandswerte
• ausbleibende Dateien
• abgelaufene Prozesse
• leere Pflichtfelder
• abweichende Preise
• ungewöhnlich große Datenänderungen

Statt den Prozess vollständig selbst zu korrigieren, kann die Automatisierung zunächst eine E-Mail, Datei oder interne Meldung erzeugen.

Dateien und Verzeichnisse überwachen

Viele E-Commerce-Prozesse arbeiten mit Dateien, die regelmäßig bereitgestellt oder verarbeitet werden.

Eine Automatisierung kann prüfen:

• ob eine erwartete Datei vorhanden ist
• ob sie vollständig übertragen wurde
• ob das Format korrekt ist
• ob sie bereits verarbeitet wurde
• ob eine Ausgabedatei erfolgreich entstanden ist
• ob ein Fehlerprotokoll erzeugt wurde

Dadurch lassen sich Lieferantenimporte, Exporte und Schnittstellenprozesse zuverlässiger überwachen.

PowerShell und BAT für einfache Windows-Prozesse

PowerShell- und BAT-Skripte eignen sich für klar abgegrenzte Aufgaben innerhalb einer Windows-Umgebung.

Beispiele sind:

• Dateien kopieren und umbenennen
• Verzeichnisse überwachen
• Programme zeitgesteuert starten
• Exporte weiterverarbeiten
• Backupdateien verschieben
• Protokolle archivieren
• CSV-Dateien vorbereiten

Für komplexere Datenlogik, umfangreiche Prüfungen oder eine benutzerfreundliche Oberfläche kann Python oder ein individuelles Windows-Programm besser geeignet sein.

Python für komplexere Datenverarbeitung

Python eignet sich besonders für strukturierte Datenaufbereitung, Schnittstellen und individuelle Prüfungen.

Typische Einsatzbereiche sind:

• Verarbeitung großer CSV- und Excel-Dateien
• Zusammenführung mehrerer Datenquellen
• Attribut- und Kategoriezuordnungen
• komplexe Preiskalkulationen
• API-Anbindungen
• Erstellung von Berichten
• Validierung von Produktdaten
• Erzeugung von Importdateien

Python kann als Skript, geplante Aufgabe oder Bestandteil eines eigenen Programms eingesetzt werden.

Wann eine Benutzeroberfläche sinnvoll wird

Nicht jeder Mitarbeiter sollte ein Skript über die Kommandozeile bedienen müssen.

Ein kleines Windows-Programm ist sinnvoll, wenn Benutzer:

• Dateien auswählen sollen
• bestimmte Optionen festlegen müssen
• eine verständliche Fehlermeldung benötigen
• Ergebnisse speichern oder öffnen sollen
• keinen direkten Zugriff auf den Quellcode erhalten sollen
• den Prozess regelmäßig selbst ausführen

Die Oberfläche kann fehlerhafte Eingaben verhindern und den Ablauf für mehrere Mitarbeiter vereinheitlichen.

Wann ein JTL-Wawi-Plugin besser geeignet ist

Ein Plugin eignet sich, wenn die Funktion direkt in der JTL-Wawi verfügbar sein und mit den dortigen Daten arbeiten soll.

Mögliche Einsatzbereiche sind:

• eigene Schaltflächen und Aktionen
• zusätzliche Prüfungen bei Artikeln oder Aufträgen
• integrierte Exporte
• eigene Auswertungen
• unternehmensspezifische Datenverarbeitung
• direkte Unterstützung der Mitarbeiter

Die Seite JTL-Pluginentwicklung beschreibt individuelle Erweiterungen für Daten und Prozesse innerhalb der Warenwirtschaft.

Schnittstellen zu Lieferanten und externen Systemen

APIs ermöglichen einen direkten Datenaustausch ohne manuelle Dateien.

Automatisierbar sind beispielsweise:

• Übernahme von Lieferantenbeständen
• Übermittlung von Bestellungen
• Abruf von Trackinginformationen
• Übertragung von Produktdaten
• Abgleich externer Preise
• Verbindung mit Analyse- oder Planungssystemen

Eine Schnittstelle muss Fehlerfälle, nicht erreichbare Dienste, unvollständige Antworten und doppelte Übertragungen berücksichtigen. Ein erfolgreicher Testfall reicht nicht aus, um einen dauerhaften automatischen Betrieb abzusichern.

Protokollierung als Pflichtbestandteil

Ein automatischer Prozess muss später nachvollziehbar bleiben.

Ein Protokoll sollte abhängig vom Risiko festhalten:

• Start- und Endzeit
• verwendete Eingabedaten
• Anzahl verarbeiteter Datensätze
• erfolgreiche Vorgänge
• übersprungene Datensätze
• Fehler und Warnungen
• erzeugte Dateien
• durchgeführte Änderungen
• verwendete Programmversion

Ohne Protokoll lässt sich bei einer Abweichung häufig nicht mehr feststellen, ob der Prozess gestartet, teilweise ausgeführt oder vollständig beendet wurde.

Benachrichtigungen sinnvoll einsetzen

Nicht jeder erfolgreiche Lauf benötigt eine Nachricht. Fehler und relevante Abweichungen müssen jedoch sichtbar werden.

Benachrichtigungen können ausgelöst werden bei:

• vollständigem Abbruch
• fehlender Eingabedatei
• ungewöhnlich wenigen oder vielen Datensätzen
• ungültigen Werten
• nicht erreichbarer Schnittstelle
• Überschreitung einer Preis- oder Bestandsgrenze
• ausbleibendem Ergebnis

Zu viele Meldungen führen jedoch dazu, dass wichtige Warnungen übersehen werden. Benachrichtigungen sollten deshalb nach Relevanz und Zuständigkeit gesteuert werden.

Freigabeprozesse statt vollständiger Vollautomatik

Bei risikoreichen Daten kann eine teilautomatische Lösung sinnvoller sein.

Ein möglicher Ablauf:

1. Die Daten werden automatisch eingelesen und verarbeitet.
2. Abweichungen und kritische Werte werden markiert.
3. Ein Mitarbeiter kontrolliert das Ergebnis.
4. Erst nach Freigabe erfolgt der Import oder die Übertragung.

Dieses Modell verbindet Zeitersparnis mit einer fachlichen Kontrolle und eignet sich besonders für Preise, Produktdaten und größere Importe.

Backups und Rückfallmöglichkeiten vorbereiten

Automatisierungen, die produktive Daten verändern, benötigen einen klaren Rückweg.

Abhängig vom Prozess können notwendig sein:

• Datenbanksicherung
• Export des bisherigen Datenstands
• Sicherung der Quelldateien
• Protokoll aller Änderungen
• Testlauf ohne Schreibzugriff
• schrittweise Aktivierung
• Möglichkeit zum sofortigen Stoppen

Der Rückweg muss vor dem produktiven Start feststehen und darf nicht erst nach einem Fehler entwickelt werden.

Automatisierung zunächst mit kleinen Datenmengen testen

Ein kontrollierter Test sollte typische Fälle und bekannte Ausnahmen enthalten.

Zu prüfen sind:

• normale Standardwerte
• leere Felder
• Sonderzeichen und Umlaute
• große und kleine Zahlen
• mehrere Werte in einem Feld
• nicht bekannte Kategorien
• fehlerhafte Datensätze
• doppelte Einträge

Erst wenn diese Fälle zuverlässig behandelt werden, sollte die Datenmenge schrittweise erhöht werden.

Automatisierungen nach JTL-Updates kontrollieren

Veränderungen an Versionen, Tabellenstrukturen oder Schnittstellen können bestehende Prozesse beeinflussen.

Nach relevanten Updates sollten geprüft werden:

• JTL-Workflows
• SQL-Abfragen
• Import- und Exportvorlagen
• Skripte
• Plugins
• API-Anbindungen
• geplante Aufgaben
• Verzeichnisse und Dateipfade

Der Beitrag JTL-Wawi und JTL-Shop regelmäßig warten zeigt, welche weiteren Bereiche nach technischen Änderungen geprüft werden sollten.

Verantwortlichkeiten für automatische Prozesse festlegen

Auch ein vollständig automatisierter Prozess benötigt einen fachlich verantwortlichen Mitarbeiter.

Es muss geklärt werden:

• Wer kontrolliert die Ergebnisse?
• Wer erhält Fehlermeldungen?
• Wer darf Regeln verändern?
• Wer stoppt den Prozess bei Problemen?
• Wer prüft Änderungen an Quelldaten?
• Wer dokumentiert neue Anforderungen?
• Wer übernimmt die Vertretung?

Ohne Verantwortlichkeit bleiben Fehlermeldungen möglicherweise unbearbeitet oder Regeln werden unkoordiniert verändert.

Automatisierungen dokumentieren

Eine technische Lösung darf nicht nur für ihren ursprünglichen Entwickler verständlich sein.

Die Dokumentation sollte enthalten:

• Zweck des Prozesses
• Auslöser und Zeitplan
• verwendete Datenquellen
• Verarbeitungsregeln
• bekannte Ausnahmen
• Ausgabe und Ergebnis
• Protokollspeicherort
• Vorgehen bei Fehlern
• zuständige Personen
• Möglichkeit zum Pausieren

Besonders bei personellen Änderungen hilft eine klare Dokumentation dabei, versteckte Abhängigkeiten zu vermeiden.

Wirtschaftlichkeit einer Automatisierung berechnen

Nicht nur die eingesparte Arbeitszeit bestimmt den Nutzen.

Berücksichtigt werden sollten:

• Zeitaufwand des bisherigen Prozesses
• Häufigkeit der Ausführung
• Anzahl beteiligter Mitarbeiter
• Kosten manueller Fehler
• Verzögerungen im Tagesgeschäft
• Entwicklungs- und Einrichtungsaufwand
• Wartung und spätere Anpassungen
• notwendige Kontrollen trotz Automatisierung

Eine tägliche Aufgabe von 20 Minuten verursacht bei 220 Arbeitstagen mehr als 73 Arbeitsstunden pro Jahr. Wird sie zuverlässig auf wenige Minuten reduziert, kann sich eine individuelle Lösung schnell amortisieren.

Automatisierung schrittweise ausbauen

Ein Prozess muss nicht sofort vollständig ohne menschlichen Eingriff arbeiten.

Typische Fehler bei JTL-Automatisierungen

Fehler entstehen häufig nicht durch die Programmiersprache, sondern durch unvollständige Prozessregeln.

Eine Entscheidungsmatrix für JTL-Automatisierung

Die folgenden Fragen helfen bei der Bewertung eines Prozesses.

1. Wie häufig wird die Aufgabe ausgeführt?
2. Wie viel Zeit kostet sie pro Durchführung?
3. Folgt sie eindeutigen Regeln?
4. Sind die Eingangsdaten zuverlässig?
5. Welche Ausnahmen treten auf?
6. Wie groß wäre der Schaden bei einem Fehler?
7. Kann das Ergebnis automatisch oder manuell kontrolliert werden?
8. Welche technische Lösung wäre am einfachsten wartbar?

Häufige, klare und gut kontrollierbare Aufgaben besitzen das höchste Automatisierungspotenzial.

Kostenloses Tool oder individuelle Automatisierung?

Nicht jeder automatisierbare Prozess benötigt eine eigene Entwicklung.

Ein vorhandenes Werkzeug reicht häufig aus, wenn die Aufgabe bei vielen Unternehmen ähnlich abläuft. Eine individuelle Lösung wird sinnvoll, wenn:

• mehrere eigene Regeln gelten
• verschiedene Systeme verbunden werden
• große Datenmengen verarbeitet werden
• Freigaben und Protokolle notwendig sind
• der Prozess geschäftskritisch ist
• eine Standardlösung dauerhaft manuelle Nacharbeit erzeugt

Der Beitrag Kostenlose JTL-Tools oder individuelle Lösung erläutert die Unterschiede ausführlich.

Wie ein Automatisierungsprojekt vorbereitet wird

Eine belastbare Umsetzung benötigt konkrete Beispieldaten und nachvollziehbare Regeln.

Hilfreich sind:

• Beschreibung des bisherigen Ablaufs
• Beispieldateien und Screenshots
• Liste aller Datenquellen
• gewünschtes Ergebnis
• Berechnungs- und Entscheidungsregeln
• bekannte Sonderfälle
• Häufigkeit und Datenmenge
• zuständige Mitarbeiter
• notwendige Kontrollen
• gewünschte Benachrichtigungen

Je genauer der Prozess beschrieben ist, desto zuverlässiger lassen sich Aufwand und technische Umsetzung bestimmen.

Wie Faymax Consulting JTL-Prozesse automatisiert

Faymax Consulting wählt die technische Lösung passend zur Aufgabe und nicht nach einem festen Standardprodukt.

Je nach Anforderung können eingesetzt werden:

• JTL-Workflows
• JTL-Ameise-Vorlagen
• PowerShell- und BAT-Skripte
• Python-Anwendungen
• SQL-Auswertungen
• individuelle Windows-Tools
• JTL-Wawi-Plugins
• JTL-Shop-Plugins
• externe APIs und Schnittstellen

Vor der Umsetzung werden Prozess, Datenquellen, Ausnahmen und Kontrollmöglichkeiten geprüft. Anschließend wird die Automatisierung mit Testdaten aufgebaut, dokumentiert und schrittweise in den produktiven Ablauf übernommen.

Häufige Fragen zur JTL-Automatisierung